Behandling av personuppgifter

Övertorneå kommun vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Därför är det viktigt för oss att informera om hur vi hanterar dina personuppgifter. Här kan du läsa mer om vad som gäller.

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är livet.
Det kan till exempel vara ditt namn, adress, personnummer eller bilder som visar vem du är. Med behandling av personuppgifter menas allt som vi gör när vi hanterar uppgifter om dig digitalt. Till exempel när vi skriver utredningar, handlägger ärenden som rör enskilda, i e-post, när vi skapar och lagrar dokument med personuppgifter.

Behandling av personuppgifter i Övertorneå kommun

Inom Övertorneå kommun hanterar vi personuppgifter i olika sammanhang. Vi behöver ofta behandla dina personuppgifter för att exempelvis kunna ge dig det stöd och den service som du har rätt till.

Det kan handla om personuppgifter för den som är elev, fastighetsägare, uppdragstagare, verksamhetsutövare, behöver vård eller annan stödinsats eller har kontakt med kommunens verksamheter. Det kan till exempel vara för att:

• tillhandahålla förskola och skola för barn och ungdomar, och erbjuda skolhälsovård,
• hantera den egna personalen i personal- och lönesystem,
• utföra vårt uppdrag inom plan- och bygg, t ex hantera bygglov och planera mark,
• ta hand om våra gator och tillhandahålla parkering,
• ta hand om avfall och tillhandahålla vatten och avlopp,
• utöva tillsyn inom områdena alkohol och tobak, miljö och livsmedel,
• utföra vårt uppdrag för de som har behov av stöd i form av god man eller förvaltare,
• tillhandahålla insatser inom socialtjänst, hälso- och sjukvård, färdtjänst och bostadsanpassning, flyktingmottagande,
• samverka med externa aktörer inom näringsliv och turism
• genomföra val,
• nämnderna ska kunna fatta beslut i ärenden och personuppgifter kan t ex förekomma i underlag för beslut, kallelse och protokoll,
• ta hand om initiativ, synpunkter, frågor och felanmälningar från enskilda,
• administrera uppgifter om kunder och leverantörer, t ex för att tillhandahålla kommunala tjänster och hantera fakturor, inbetalningar och utbetalningar,
• administrera upphandlingar och avtal med olika leverantörer,
• hantera krav, försäkringsärenden och rättsliga tvister,
• informera och marknadsföra kommunens verksamheter i olika sammanhang,
• rekrytera nya medarbetare,
• genomföra upphandling

Varför får vi behandla personuppgifter?

För att vi ska få behandla dina personuppgifter krävs det att vi har stöd i dataskyddslagstiftningen och i någon av de lagliga grunderna som anges där

Ofta grundas kommunens personuppgiftsbehandlingar på att vi utför en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning, alternativt att vi hanterar personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal som vi har med dig. I vissa fall tillämpas också de övriga grunderna.

Vill du veta mera om personuppgiftsbehandlingen kan du vända dig till dataskyddsombudet på e-post dataskyddsombud@overtornea.se

Vilka personuppgifter hanterar vi

Vi hanterar de personuppgifter som vi behöver för ändamålet med varje behandling. Exempelvis namn, kontaktuppgifter och personnummer i de fall det behövs.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifter får inte sparas under längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna samlats in och behandlas. Kommuner måste dock följa de regler som finns i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Det innebär att dina personuppgifter kommer att sparas så länge som det behövs, vilket i vissa fall kan vara för all framtid.

Från vilka källor inhämtas personuppgifter?

De personuppgifter som vi behandlar är främst de du själv delar med dig av i kontakten med oss, men i vissa fall samlar vi också in uppgifter från andra. Det kan exempelvis vara

• uppgifter från andra myndigheter
• adressuppgifter från offentliga register.
• Uppgifter från kredit- och upplysningsföretag

När är du skyldig att lämna uppgifter till oss?

För att kunna ingå avtal med oss behöver du lämna de personuppgifter vi begär annars kan vi inte skriva något avtal. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna handlägga din ansökan eller anmälan till oss. I de fall det finns en skyldighet enligt lag att lämna personuppgifter till oss så informerar vi dig.

Till vilka lämnar vi ut personuppgifter?

De medarbetare inom Övertorneå kommun som behöver dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter kommer att ta del av uppgifterna. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till andra myndigheter, företag eller enskilda om vi har en laglig skyldighet att lämna ut dem. De kan också lämnas till personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. För personuppgiftsbiträden har vi personuppgiftsbiträdesavtal så att uppgifterna skyddas av bestämmelserna i dataskyddslagstiftningen.

Vilka rättigheter har du som  enskild?

Du har rätt att begära ett registerutdrag för att få veta vilka personuppgifter vi har om dig. Du har också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller raderas. Du kan även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. I vissa fall kan du ha rätt att få dina uppgifter flyttade.

Hur kontaktar du oss?

Om du har frågor kring hantering av dina personuppgifter kan du ringa kommunens växel på tel. 0927-720 00 eller skicka e-post till kommun@overtornea.se.

Du kan också ta kontakt med kommunens dataskyddsombud genom att skicka e-post till dataskyddsombud@overtornea.se

Har du synpunkter på vår hantering?

Om du anser att vår hantering av dina personuppgifter är felaktig och vill klaga kan du vända dig till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet inom området. Datainspektionen har följande kontaktuppgifter:

Adress: Box 8114, 104 20 Stockholm

E-post: imy@imy.se

Telefonnummer: 08-657 61 00