Personalhandboken

Nyanställning

Innan anställningsavtal signeras ska lönen vara överenskommen mellan ansvarig chef och ny medarbetare. HR ska alltid konsulteras vid lönesättning. Vid signering av anställningsavtal ska medarbetare erhålla ett original samt ska HR erhålla ett original för förvaring i medarbetarens personalakt.

Vid nyanställning ska introduktion för medarbetare eller chef – checklista användas. Denna finns i styrdokument. Denna ska undertecknas och förvaras på HR i den nyanställdes personalakt.

Under anställningen

Varje medarbetare ska ha ett medarbetarsamtal, lönesamtal samt lönebeskedssamtal. Mallar finns i Sharepoint – Interna dokument.

Du som medarbetare har även skyldigheter som regleras i lagar, kollektivavtal och interna rutiner. Du kan hitta mer information om vissa delar i denna personalhandbok och för mer information kan du tala med din chef.

Anställningens upphörande

Arbetstagaren kan av olika orsaker säga upp sig själv. För uppsägning från arbetsgivarens sida krävs s.k. saklig grund, dvs. att det måste vara fråga om arbetsbrist eller personliga skäl. En arbetsgivare måste i regel göra en omplaceringsutredning innan en uppsägning kan ske. Vid en uppsägning på grund av arbetsbrist måste också vissa regler om turordning iakttas. För att ett avskedande ska vara tillåtet krävs att arbetstagaren på ett grovt sätt har åsidosatt sina åligganden mot arbetsgivaren. När pensionen börjar närma sig är det bland annat dags att börja fundera över när du vill ta ut din pension. Detta ska du meddela till KPA. För mer information kontakta pensionshjälpen.

När en medarbetare slutar hos oss så finns ett antal åtgärder som måste vidtas. För oss som arbetsgivare är det viktigt att avsluta en anställning på det bästa sätt vi förmår. Vid varje avslut ska ansvarig chef hålla ett avslutssamtal. Frågeställningar till stöd finns i styrdokument. Denna ska förvaras på arbetsplatsen.

Den egendom som tillhör kommunen ska lämnas tillbaka senast sista arbetsdagen; exempelvis nycklar, mobiltelefon, dator eller motsvarande som medarbetaren har erhållit i sin anställning. Överenskommelse görs också om på vilket sätt medarbetaren eventuellt ska dokumentera rutiner och arbetsmetoder samt pågående arbete. Eventuell överlämning till ny medarbetare ska planeras.

Abonnemang eller motsvarande kommer att avslutas i samband med att anställningen upphör av IT-enheten, likaså möjligheten att logga in i våra interna system.

En god arbetsmiljö är en plats där medarbetare trivs och utvecklas.

Arbetsmiljön berör allt som påverkar oss i vårt arbete, hur vi mår fysiskt och hur bra vi jobbar ihop och trivs tillsammans.

Alla som jobbar på kommunen ska tillsammans arbeta aktivt och systematiskt för en god arbetsmiljö. Att bidra till en god arbetsmiljö är var och ens ansvar. Arbetsmiljöfrågorna ska finnas med som en naturlig del i kommunens verksamheter.

För att främja och säkerställa en god arbetsmiljö arbetar vi aktivt med det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2023:1) utvecklar och preciserar hur detta arbete ska gå till.

Läs mer om arbetsmiljöarbetet inom kommunen i vår arbetsmiljöpolicy som finns i vår författningssamling samt i vår övergripande arbetsmiljörutin som finns i våra styrdokument.

Vi ska rapportera in arbetsmiljöhändelser, dokumentera skyddsronder och riskbedömningar i IA-systemet, även kallat KIA.

Kontakta din närmaste chef eller HR-enheten för användarnamn och lösenord, samt om du behöver hjälp med att rapportera händelsen. Denna information finns även i vår övergripande arbetsmiljörutin i våra styrdokument.

Vid allvarliga tillbud och olyckshändelser ansvarar närmsta chef med arbetsmiljödelegering för att anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket. Detta ska göras skyndsamt, helst inom 48 timmar efter att tillbudet eller olyckan har inträffat.

Vid mindre allvarliga händelser, som ändå kan resultera i att personer får bestående men, eller men vid ett senare tillfälle i livet, ska händelsen anmälas till Försäkringskassan. Denna anmälan går att göra via IA-systemet (KIA).

Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan har en gemensam portal där alla arbetsskadeanmälningar kan göras, oavsett om de är allvarliga eller ej: [https://anmalarbetsskada.se/](https://anmalarbetsskada.se/). Anmälan görs av närmsta chef i samråd med skyddsombud.

Medarbetaren måste själv ansöka om ersättning från Försäkringskassan samt göra anmälan till AFA via [http://www.afaforsakring.se/](http://www.afaforsakring.se/).

Rehabilitering

Det huvudsakliga målet med rehabiliteringen är att samtliga anställda vid Övertorneå kommun ska må bra och trivas på sin arbetsplats. Medarbetarna ska ha kunskap om hur de ska förhålla sig om någon blir sjuk och/eller är i behov av rehabilitering.

Syftet med rehabiliteringen är att individen skall återgå till arbete eller annan typ av förvärvsarbete. Då en medarbetare på Övertorneå kommun blir sjuk vidtas snabba åtgärder för att tillvarata dennes arbetsförmåga.

Läs mer i rehabiliteringspolicyn i författningssamlingen samt våra “Rehabiliteringsrutiner” som finns i våra styrdokument.

Uppvaktning och avtackning av våra medarbetare sker vid vissa, på förhand, bestämda tillfällen. Med detta säkerställer vi att alla medarbetare i Övertorneå kommun behandlas lika samt att samtliga gåvor och uppvaktningar begränsas till de värde som medger att det blir skattefritt för medarbetaren.

* Medarbetare som är tillsvidareanställd, eller visstidsanställd med en anställning som varar i minst 6 månader, får ta ut en extra dag betald ledighet under året de fyller 50 år. Närmsta chef ansvarar för att medarbetaren också uppvaktas med blommor och ett presentkort till ett värde av 2% av det aktuella prisbasbeloppet.

* Medarbetare som varit anställda i Övertorneå kommun i 25 år belönas med en gåva som ett tack för sin tid hos oss. Som anställningstid ska all anställningstid räknas, såväl tim- som månadsanställning. Medarbetare får välja mellan följande alternativ:

• Dam-/Herrur i 18 karats guld.
• Presentkort till företagarna i Övertorneå till ett värde av 6.000 kr.

– När en medarbetare slutar sin tjänstgöring ska förvaltningen uppvakta enligt följande: Vid sammanhängande anställningstid om 1-5 år uppvaktas med presentkort till företagarna i Övertorneå kommun till värde av 500 kr. Vid sammanhängande anställningstid mer än 6 år uppvaktas med presentkort till företagarna i Övertorneå kommun till ett värde av 1.000 kr. Observera att detta inte gäller medarbetare som byter tjänst/omplaceras inom kommunen.

* Medarbetare som varit varaktigt anställd hos oss med en sammanlagd anställningstid om minst 6 år och som går i pension, får som gåva ett presentkort till företagarna i Övertorneå kommun till ett värde av 2.000 kr.

Chef ansvarar för att hämta aktuella presentkort på Happy Homes.

I samband med att medarbetare uppnår 25 års anställningstid eller avgår med pension ska uppvaktning/avtackning ske vid ordinarie arbetsplats. I samband med uppvaktning/avtackning ansvarar chefen för inköp av blommor, till ett värde av ca 1% av prisbasbeloppet.

Det är chefen som ansvarar för att uppvaktning och avtackning av medarbetare sker. Respektive förvaltning står för kostnaderna för gåvor, avtackning och uppvaktning.

Arbetsgivaren bestämmer den ordinarie arbetstidens förläggning och behovet av jour och beredskap. Arbetstidens förläggning samt förläggning av jour och beredskap ska normalt meddelas arbetstagaren minst två veckor i förväg. Arbetsgivaren är skyldig att föra anteckningar om uttagen jourtid, övertid och mertid.

De flesta av våra medarbetare har så kallad reglerad arbetstid. Det innebär att du ska befinna dig på arbetsplatsen mellan vissa klockslag.

För de som har reglerad arbetstid finns det i vissa fall möjligheter till flextid. Det vill säga att du inom vissa ramar kan styra när du börjar och slutar ditt arbete. Det finns också en möjlighet för arbetsgivaren och medarbetare med reglerad arbetstid att avtala bort rätt till övertidsersättning. Detta ska dock inte förväxlas med så kallad oreglerad arbetstid. Endast förvaltningschefer och kommunchefen har oreglerad arbetstid.

Inom bland annat vården tillämpas oftast så kallade arbetstidsscheman. Utgångspunkten vid denna typen av schemaläggning är att dygnets alla timmar och veckans alla dagar ska vara bemannade. Vid schemaläggning är det viktigt att arbetsgivaren eftersträvar att arbetstagarna får så lång sammanhängande ledighet som möjligt, läs mer om detta under vila från arbete.

Flexibel arbetstid bygger på en ömsesidig lojalitet mellan oss som arbetsgivare och dig som medarbetare där respekt och hänsyn är viktiga ledord. Syftet med flexibel arbetstid är att skapa en arbetsmiljö där du själv får ett större inflytande. Inte minst för dig som är förälder och som kanske både ska lämna och hämta barn på dagis, fritids eller motsvarande.

Tyvärr kan inte alla medarbetare nyttja flexibel arbetstid, men de som kan det har regler enligt gällande arbetstidsavtal att förhålla sig till.

Våra flexavtal finner du i styrdokument.

Jour och beredskap tillämpas i vissa verksamheter där de krävs en viss tillgänglighet utöver fastställd ordinarie arbetstid. Reglerna kring jour och beredskap återfinns i kollektivavtalet AB § 22.

Med jour avses att arbetstagare står till arbetsgivarens förfogande på arbetsstället (arbetsplatsen) för att vid behov omedelbart kunna utföra arbete.

Med beredskap menas att arbetstagare utöver fastställd ordinarie arbetstid står till arbetsgivarens förfogande på annat ställe än arbetstället (exempelvis hemma) för att vid behov utan dröjsmål kunna utföra arbete.

Jour och beredskap bör endast förekomma i den omfattning som är absolut nödvändigt. Stadigvarande utläggning av jour och beredskap bör upptas i schema eller liknande som överenskoms med företrädare för arbetstagarorganisationen.

Övertid är arbetstid som utförs utöver den ordinarie arbetstiden. För deltidsarbetande beräknas så kallad överskjutande mertid med utgångspunkt från arbetstiden för heltidsanställd. Övertid kan tas ut som allmän övertid och vid s.k. nödfallsarbete. Mertid, även kallat fyllnadstid, är enkelt uttryckt den deltidarbetandes motsvarighet till övertid. Det vill säga den, av chefen, beordrade tid som medarbetaren fullgör utöver sin normalarbetstid.

Vår ambition är att vi ska minimera övertidsuttaget så mycket det är möjligt. Inte minst för att du som medarbetare ska kunna planera din fritid och ditt privata liv i så stor utsträckning som möjligt. Vi är också övertygade om att ett allt för stort övertidsuttag får negativa effekter på vårt välmående. Trots våra ambitioner är det inte alltid möjligt att planera och förutse alla händelser. Därför kan du komma i fråga för övertidsarbete ibland om du har reglerad arbetstid.

All övertid ska vara beordrad i förväg av din närmsta chef. Vid enstaka tillfällen kan viss övertid godkännas i efterhand.

Allmän övertid får tas ut när det finns särskilt behov. Övertiden ska vara tillfällig och får inte planeras i förväg som en varaktig utökning av den ordinarie arbetstiden. Övertid får tas ut med högst 48 timmar under fyra veckor, eller 50 timmar under en kalendermånad. Övertid/Mertid får max uppgå till 200 timmar per kalenderår.

Vid övertid och mertid kan kompensation ske på två sätt, nämligen ekonomisk och i ledig tid. Vid oenighet mellan arbetsgivare och arbetstagare om vilken typ av ersättning som ska utgå, är huvudregeln att det är ekonomisk ersättning som utgår. Ersättningstyp bestäms före den utförs och registreras i lönesystemet.

Övertid eller mertid för nödfallsarbete får tas ut om natur- eller olyckshändelse eller annan omständighet inträffar som inte går att förutse. Det ska vara fråga om avbrott i verksamheten eller överhängande fara för avbrott eller för skada på liv, hälsa eller egendom.

Arbetsgivaren är skyldig att underrätta berörd lokal arbetstagarorganisation vid uttag av nödfallsövertid.

Mer information finns att läsa i kollektivavtalet AB § 20.

Tillägg för obekväm arbetstid utges till en arbetstagare för fullgjord ordinarie arbetstid som förlagts under tider som återfinns i kollektivavtalet AB § 21.

Det är viktigt att du följer de anvisningar som finns när det gäller tidrapportering. Dels för att du ska få rätt lön i rätt tid, dels för att underlätta för alla parter. Har du till exempel varit sjuk skall det göras vissa avdrag och om du istället har arbetat extra ska du ersättas för detta. Allt detta måste rapporteras in via lönesystemet.

Din chef ska introducera dig till verktyget när du börjar din anställning hos oss. Senast den 3:e vardagen varje månad ska du gå in och registrera avvikelser från föregående månad så har ansvarig chef tid att attestera. Alla avvikelser måste registreras, som exempelvis frånvaro, övertid m.m.

Arbetstid är omgärdat av mycket lagstiftning och vi som arbetsgivare är skyldiga att ha kännedom om hur mycket du som medarbetare arbetar. Därför är det viktigt att du redovisar alla avvikelser i lönesystemet.

Vila är, likväl som måltider, ett viktigt kriterium för att vi ska må bra som människor. Kommunen tar detta på stort allvar och lagen ger dig också tydliga rättigheter i frågan.

Avvikelser får förekomma men endast i undantagsfall och det är i situationer där vi som arbetsgivare inte har kunnat förutse den händelse som uppkommit. Det är viktigt att den medarbetare som är med om en sådan händelse får kompensationsledigt omgående.

Vilan ska om möjligt förläggas till helgen.

Dygnsvilan ska enligt arbetstidslagen vara minst 11 timmar per 24-timmarsperiod. Denna 24-timmarsperiod är fast och kan ändras vid exempelvis ändrad arbetstidsförläggning men endast inom en beräkningsperiod (schemaperiod).

Dygnsvilan kan brytas om det föranleds av något särskilt förhållande som inte kunnat förutses av arbetsgivaren, under förutsättning att medarbetaren får motsvarande kompensationsledighet eller annat lämpligt skydd.

En medarbetare ska ha behövlig ledighet för nattvila. I den ledigheten ska tiden mellan 24.00 och 05.00 ingå. Avvikelser från regeln får göras på grund av allmänhetens behov (exempelvis inom vården).

Veckovila innebär att medarbetaren ska ha minst 36 timmars sammanhängande ledighet under varje period om sju dygn. Om möjligt ska veckovilan förläggas till veckosluten. Det är också möjligt att sammanföra arbetstiden för två perioder och förlägga veckovilan i början av den första perioden samt i slutet av den andra. På så sätt kan en medarbetare arbeta 11 dagar i en följd. Genom kollektivavtal kan andra regler gälla för raster, nattvila och veckovila.

Veckovilan kan vid tillfällig avvikelse minskas till 24 timmar enligt AB.

Rast ska tas ut efter högst fem (5) timmars arbete. Rasternas antal, längd och förläggning ska vara tillfredsställande med hänsyn till arbetsförhållandena. Under rasten är medarbetaren inte skyldig att stanna kvar på arbetsstället. Rast räknas inte in i arbetstiden.

I vissa fall får rast bytas ut mot måltidsuppehåll då medarbetaren måste stanna kvar på arbetsstället. Ett sådant måltidsuppehåll inräknas i arbetstiden. Måltidsuppehållet blir således att betrakta som betald rast.

Förutom rast och måltidsuppehåll har medarbetaren rätt att ta de pauser som behövs. Paus innebär ett kortare avbrott i arbetet då medarbetaren stannar kvar på arbetsstället. Paus inräknas i arbetstiden.

Vår grundsyn är att en bisyssla generellt sett inte behöver innebära någon nackdel, utan tvärtemot kan bidra till att ny kunskap och nya erfarenheter tillförs organisationen. Men i vissa fall kan en bisyssla vara otillåten.

En bisyssla är i princip varje syssla, tillfällig eller permanent och oavsett omfattning, som utförs vid sidan av huvudanställningen och som inte hör till privatlivet. Till privatlivet räknas sådant som att utöva en hobby, eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter. Det gör detsamma om bisysslan civilrättsligt är att betrakta som uppdrag, anställning eller egen verksamhet.

Chefer inom Övertorneå kommun har ett särskilt ansvar att informera sina anställda om bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten. Lämpliga tillfällen för information är i samband med rekrytering, introduktion och vid medarbetarsamtal.

Anställda har även ett eget ansvar att ta till sig samt söka information som är av vikt vid och under anställningen.

I vissa fall är anställd också skyldig att på eget initiativ anmäla bisyssla till arbetsgivaren.

För mer information se våra Riktlinjer för prövning av bisyssla i vår författningssamling.

Om ni behöver få en bisyssla prövad använd blanketten Anmälan och beslut bisyssla i våra styrdokument.

Under ledighet för enskilda angelägenheter får arbetstagaren behålla avlöningsförmåner under en arbetsdag.

Rätt till ledighet för enskild angelägenhet gäller vid följande tillfällen:

a) nära anhörigs svårare sjukdom

b) nära anhörigs bortgång

c) nära anhörigs begravning

d) bouppteckning

Vid nära anhörigs bortgång (b) samt begravning (c) kan, vid behov, ledighet med bibehållna avlöningsförmåner även beviljas för resa under som mest två arbetsdagar.

Med nära anhörig avses exempelvis make, maka, sammanboende under äktenskapsliknande förhållanden och partner i registrerat partnerskap, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor- och farföräldrar.

Anmärkning: Vid barns svårare sjukdom utges förmån enligt momentet endast om arbetstagare inte har rätt till ersättning enligt socialförsäkringsbalken (SFB).

Inom kommunen kan parterna komma överens om att du som medarbetare kan få byta viss del av din lön mot en förmån, så kallad löneväxling. Vi använder oss av bruttolöneavdrag vid extra pensionsförsäkring.

Om du är intresserad av löneväxling kontaktar du HR för mer information. Beroende av din lönenivå kan det ibland vara mer eller mindre fördelaktigt att byta lön mot en förmån, varför det är viktigt att du tar hjälp av oss och ser över vilka eventuella konsekvenser en löneväxling kan få för dig.

Förskottsutbetalningar av lön och andra ersättningar medges ej inom Övertorneå kommun.

För oss är det självklart att vi ska ha en könsneutral lönesättning. För att säkerställa att vi verkligen lever upp till det genomförs en lönekartläggning varje år.

Kartläggningen fokuserar på att Övertorneå kommuns lönebestämmelser och praxis för lönesättningen är könsneutral och att lönerna för båda könen verkligen följer de bestämmelser som finns. Om avvikelser hittas ska de justeras. Justeringen ska ske i samband med löneöversyn eller senast tre år efter att avvikelsen uppmärksammades.

För mer information se våra styrdokument.

Kollektivavtalet som arbetsgivaren tecknar med de fackliga organisationerna innebär i lönehänseende att årlig översyn av företagets löner, så kallad lönerevision, sker i enlighet med kollektivavtalet.

Löneavtalet innebär bland annat att du är garanterad en viss minimilön samt övriga avtalade förmåner till vissa belopp. För att läsa mer om dina rättigheter gällande lön se avsnittet Fackligt arbete, arbetsrätt och kollektivavtal.

Lönepolicy utgör en gemensam värdegrund för lönesättande chefer i Övertorneå kommun och skall bidra till kontinuitet och samsyn i lönebildningsfrågorna. Lönepolicyn utgår från synsättet att resultat och kvalitet i verksamheten är beroende av personalens kompetens, engagemang, och vilja att ta eget ansvar. Goda arbetsinsatser och resultat samt kompetensutveckling, samarbete och vilja till utveckling och förnyelse skall värdesättas liksom ett arbetssätt som sätter brukaren i centrum.

För mer information se lönepolicyn i författningssamlingen.

Mobiltelefoni

Syftet med denna policy är att få till stånd en effektiv användning av mobiltelefoni och en bättre kostnadskontroll.

Vision

Kommunen ska verka för en hög servicenivå till invånarna. Förvaltningar och verksamheter ska på ett kostnadseffektivt sätt utnyttja modern kommunikationsteknik för att effektivisera, rationalisera och förbättra verksamheten.

Anskaffning

• Beslutas av respektive chef.
• Ska vara motiverad av arbetet.
• Inför inköp av mobiltelefon skall kontakt tas med Övertorneå kommuns IT-enhet.

Abonnemang

Tecknas med av Övertorneå kommun upphandlad operatör

Nyttjande

• Vidarekoppling från ordinarie telefon till mobiltelefon bör endast ske i undantagsfall.
• Vid användning av mobiltelefon under bilkörning bör bilen under samtalet stannas på lämpligt ställe vid vägkanten.
• Privata samtal markeras på den av operatören levererade fakturan och betalning sker till kassan på kommunkontoret.
• Finns däremot beslut om löneavdrag för den anställdes privata mobiltelefonsamtal, dras en förutbestämd summa från lönen månadsvis.

Parkering

Kommunen har parkeringsplatser som är avsedda för våra medarbetare i första hand. De parkeringar som är märkta med “Besöksparkering” får däremot inte användas av kommunens personal.

Om du är intresserad av en parkeringsplats anmäler du detta till receptionen.

125kr/månad som dras av på lönen för kommunanställda. För mer information kontakta receptionen.

Personalvårdsförmåner

Våra personalvårdsförmåner är till för att uppmuntra dig att ta hand om dig själv genom att främja sunda levnadsvanor. Det handlar inte enbart om fysisk aktivitet, utan också om lämplig kost, goda sömnvanor och att undvika rökning, droger, alkohol och stress.

Förutom nedanstående förmåner kan vi erbjuda dig som medarbetare stöd via vår företagshälsovård om du känner att du behöver hjälp med din hälsa.

Friskvård på betald arbetstid (s.k. friskvårdstimme) är en förmån som du som anställd kan nyttja om verksamheten så tillåter. Maximalt uttag är en timme per vecka per anställd. Förmånen gäller för tillsvidareanställda samt månadsanställda vikarier (längre vikariat). Det är din chef som avgör om verksamheten tillåter att timmen tas ut eller ej.

Huvudregeln är att man tränar på arbetstid, men det är ok att åka hem för att byta om före, förutsatt att man tränar direkt efter. Friskvårdstimmen får inte nyttjas sista timmen före veckovilan inträder.

Som friskvård räknas inte att gå till frisören, basta, städa hemma eller ägna sig åt trädgårdsarbete eller liknande “vardagssysslor”. Däremot uppmuntrar vi till promenader, löpning, skidåkning, eller liknande aktiviteter som har en positiv effekt på ditt välmående. Massage räknas också som friskvård.

Har du inte möjlighet att ta ut friskvårdstimmen av verksamhetsskäl, eller andra skäl, kan du istället ha möjlighet att få ett årligt bidrag för friskvårdsaktiviteter. Det årliga beloppet är 1500 kr. Arbetsgivaren ersätter enbart aktiviteter som är skattefria, samt som är av mindre värde (får ej överstiga en summa om 1000 kr per enstaka tillfälle). Se lista över skattefria aktiviteter på Skatteverkets hemsida.

Friskvårdsbidraget gäller för:

• Tillsvidareanställd medarbetare,
• visstidsanställda som är anställda för minst 6 månader,
• PAN-anställda,
• föräldraledighet, sjukskrivning eller annan ledighet ger rätt till bidrag under den tid som är semesterlönegrundande.

Bidraget betalas ut via din lön. Ansökan gör du genom att lämna in originalkvitton för de utlägg som du vill få ersättning för till din chef. På kvittot ska framgå att det rör sig om en skattefri aktivitet enligt den lista som finns på Skatteverkets hemsida. Även motsvarande aktiviteter som genomförts i Finland går bra att söka ersättning för.

Obs! För att få rätt till friskvårdsbidraget måste du anmäla intresse årligen till din chef, alternativt en månad efter nyanställning. När du har anmält intresse har du samtidigt sagt ifrån dig möjligheten att ta ut friskvårdstimmen. Vill du senare byta tillbaka till friskvårdstimme kan du göra det under januari månad påföljande år.

Rätten att kvitta mot lön

Med kvittning avses att en arbetsgivare gör avdrag för egna fordringar mot arbetstagarens lön. En arbetsgivarens möjlighet att kvitta en fordran mot lön regleras i lagen om arbetsgivarens kvittningsrätt – kvittningslagen.

En lön skall korrigeras så fort som möjligt, helst påföljande avlöningstillfälle. Har en arbetstagare varit tjänstledig eller långtidssjuk, och den preliminära lönen inte har kunnat justeras genom löneavdrag, kan det bli fråga om kvittning om det förflutit lång tid och det inte av lönebesked tydligt framgått att det finns löneavdrag som inte har verkställts.

Frivillig kvittning får ske om medarbetaren samtycker till det. Finns det ett giltigt medgivande från medarbetaren, får arbetsgivaren göra avdrag för sin fordran innan arbetsgivaren betalar ut lönen till medarbetaren. Medarbetaren kan när som helst återkalla ett medgivande om kvittning.

Tvungen kvittning, alltså löneavdrag utan medgivande från medarbetaren, kan ske endast i begränsad omfattning. Sådan kvittning kan endast komma i fråga i följande fyra situationer.

1. Kvittningsavtal

Då arbetsgivaren och medarbetaren, i samband med att medarbetaren får en skuld till arbetsgivaren, träffat avtal om att skulden ska betalas genom kvittning mot lön. Exempelvis om medarbetaren lånar pengar av arbetsgivaren.

2. Skadestånd

Om arbetsgivaren har krav på skadestånd för skada som medarbetaren avsiktligen har vållat arbetsgivaren. Det gäller om medarbetaren stulit eller förstört på arbetsplatsen.

3. Misstag vid löneutbetalning

Arbetsgivaren kan av misstag ha betalat ut för mycket lön. Det kan röra sig om en ren felräkning eller en klart felaktig tillämpning av en avtalsbestämmelse. Arbetsgivaren kan då genomföra tvungen kvittning endast om medarbetaren med insikt om misstaget mottagit den felaktiga lönen utan att nämna något för arbetsgivaren.
Om medarbetaren har tagit emot och förbrukat beloppet i god tro, dvs. varken insåg eller borde ha insett misstaget, är medarbetaren inte skyldig att betala tillbaka beloppet.
Det kan aldrig bli fråga om god tro om arbetsgivaren har hunnit meddela medarbetaren om misstaget före utbetalningen har skett.

4. Kollektivavtal

Kvittning är tillåten enligt kollektivavtal om det godkänts av den centrala arbetstagarorganisationen. Vid tvungen kvittning har medarbetaren rätt att behålla så stor del av lönen att medarbetaren kan försörja sig och sin familj. Innan sådan kvittning görs ska arbetsgivaren inhämta besked från kronofogdemyndigheten om hur stort belopp av lönen som ska vara skyddat mot kvittning.

Utbetalning av löner

Lönen betalas ut av löneenheten, som är ansvarig för alla typer av frågor och ärenden som rör ersättningar och lön. Övertorneå kommun har en lönesamverkan med Haparanda stad, vilket innebär att det finns lönehandläggare i båda kommunerna som handhar ärenden. Ni når därför lättast löneenheten via e-tjänster.

Övertorneå kommun samarbetar med Sparbanken Nord. Har du en annan bank måste du kontakta den banken när du börjar arbeta hos oss för att din löneutbetalning ska fungera.

Hos oss utbetalas lön den 27:e varje månad. Om den 27:e skulle infalla på en lördag eller söndag utbetalas lönen den närmaste vardagen innan. I december sker utbetalningen vardagen innan den 24:e.

Övertorneå kommun tillhandahåller terminalglasögon gällande synundersökningen, utprovning, slipning samt glasbehandling (se punkter nedan), om synundersökningen visar att behov föreligger och glasögon för normalt bruk inte kan användas.

* Enstyrkeglas anpassade efter vanligt skärmavstånd ca 50-70 cm.
* Närprogressiva glas, med synavstånd 40-120 eller 40-300 cm, om arbetsförhållandena innebär att synavståndet varierar mycket.
* Glas som är hårdyte- och antireflex behandlat.
* Bågar till en kostnad av 600 kr. Kostnaden därutöver betalas av arbetstagaren vid inköpstillfället.
* Utbyte/reparation av glas och/eller bågar om dessa är slitna, skadade i arbetet eller på grund av försämrad syn.

OBS! Övertorneå kommun betalar inte några kostnader för progressiva glas för privat bruk, och medarbetaren har inte möjlighet att betala mellanskillnaden till sådana glas.

Övertorneå kommun tillhandahåller skyddsglasögon till anställda på arbetsplatser där det finns behov av det. Arbetsgivaren betalar kostnaden för synundersökning, utprovning, slipning och glasbehandling. Bågen ska vara CE-godkänd skyddsbåge med sidoskydd.

Respektive förvaltning står för kostnaderna. Inköp av terminal- eller skyddsglasögon ska göras vid Nordic optik Övertorneå. Kontakta HR för bokning av tid.

Nedan följer några centrala punkter som är viktiga. Vi vill att du följer dem när du blir sjuk:

1. Anmäl till din närmsta chef när du blir sjuk, senast samma dag som du insjuknat. Tala om för hen vilka eventuella åtaganden och möten du har som du behöver hjälp med. Berätta också för chefen när du tror att du är tillbaka i tjänst igen. Om din chef inte är på plats så ska det meddelas till den som är tillsatt att vikariera för din chef. Meddela arbetsplatsen/kollegor om verksamheten har den rutinen men det är det är alltid din chef som har ansvaret för denna information.

Observera! Du som medarbetare har ansvar att registrera din sjukfrånvaro i lönesystemet, enligt sjuklönelagen. Att anmäla det i lönesystemet samma dag som insjuknande är en giltig frånvaroanmälan om man exempelvis inte fått tag på sin chef den dagen. Chefen ansvarar för att bevilja din sjukfrånvaro. När du är tillbaka på jobb måste chefen friskanmäla dig i lönesystemet igen, för att du ska få din lön som vanligt.

2. Om du inte blir frisk den dag som du bedömt ringer du din chef så snart som möjligt igen för att berätta det.

3. Om du är sjuk längre än 7 dagar måste du lämna in sjukintyg från din läkare från dag 8. Du behåller originalet själv, men skicka in en kopia av intyget till din chef.

4. Under din sjukskrivning kommer din chef att kontakta dig för att höra hur du mår. Denna kontakt kommer chefen att vidmakthålla under hela din sjukskrivning om det inte finns omständigheter som talar emot det.

Övertorneå kommun har en kompromisslös syn på droger. I kommunen ska vi ha alkohol- och drogfria arbetsplatser.

En god arbetsmiljö är en självklarhet i arbetslivet. Anställda som brukar och är påverkade av droger på arbetsplatsen försämrar både den fysiska och den psykosociala arbetsmiljön och det medför risker i arbetet både för den som är påverkad och för arbetskamraterna. Att uppnå maximal säkerhet för såväl personal som kunder/brukare är mycket viktigt. Det är därför inte tillåtet att använda sig av alkohol, droger eller mediciner vilka klassas som narkotika, under arbetstid. Det accepteras inte att komma i bakrus eller påverkad till arbetsplatsen. Vår grundsyn inom Övertorneå kommun är att missbruket ska bort och medarbetaren ska vara kvar. Kommunen ska verka för att minska sjukfrånvaro p.g.a. alkohol och droger. Alla medarbetare oavsett befattning ska behandlas lika.

Vi har rökfri arbetstid.

Från och med 18 december 2023 gäller Övertorneå kommuns Alkohol-, drog- och tobakspolicy för samtliga medarbetare och förtroendevalda på tjänstgöringstid, inom ramen för Övertorneå kommuns verksamhet.

Se alkohol-, drog- och tobakspolicy i vår författningssamling för mer information.

Akuta situationer

Det är absolut förbjudet att arbeta hos oss under påverkan av alkohol- eller droger. Därför måste den som är påverkad avvisas från sitt arbete. Misstänker du att en kollega är påverkad ska du kontakta din närmaste chef omedelbart. Om han/hon inte är närvarande kontaktar du kommunchefen eller HR-enheten.

Rutiner vid medarbetares påverkan på arbetsplatsen finns i styrdokument.

Policy vid representation

Denna policy gäller för medarbetare och förtroendevalda inom Övertorneå kommun och avser representation inom tjänsten eller inom ramen för ett politiskt uppdrag och som betalas av Övertorneå kommun.

Policyn ger riktlinjer för hur vi får och kan representera i vår tjänsteutövning och när vi som politiker representerar Övertorneå kommun.

Att representera internt eller externt, innebär att man företräder kommunen, sin arbetsgivare men också att det sker skattefinansierat. Beslut om representation skall ske med ett stort ansvarstagande och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser.

Representation

Representation kan rikta sig antingen utåt mot arbetsgivarens affärsförbindelser, samarbetspartners och dylikt (extern representation) eller inåt mot kommunens personal (intern representation). Förmån av fri kost vid representation är enligt 11 kap. 2 § IL inte skattepliktig.

För intern representation gäller detta bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga. Med intern representation avses i detta sammanhang sådant som personalfester, informationsmöten med personalen, interna kurser, planeringskonferenser (till exempel diskussioner om budgetering, personalfrågor)

Beslut om representation

Beslut om representation får fattas av den politiker som genom särskilt beslut har fått delegation. Förvaltningschef/motsvarande eller verksamhetsansvarig har också rätt att fatta beslut om representation.

Beslut om representation med alkoholförtäring får endast fattas av kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges ordförande.

Redovisning

Den som beslutat om representation skall iaktta god redovisningssed. Det betyder att det på restaurangnotor och andra kvitton för representationskostnader ska anges syftet med förrättningen, datum samt namn på de personer som deltagit.

Besluts- eller behörigsattest av faktura avseende representation får inte göras av den som svarat för representationen och bör ej heller utföras av någon som själv deltagit i representationen.

Kurser och konferenser

Vid kurser och konferenser, endagars eller flerdygnsförrättning, utgår ersättning enligt Centrala avtal om rese och traktamentsersättning och avdrag för fri kost sker enligt skatteverkets regler. Det betyder att i dessa sammanhang har man ingen generellt rätt att fakturera kommunen för till exempel lunch eller middag.

Ersättning enligt centralt avtal

Vid tjänsteresa utgår ersättning enligt TRAKT – 94.

Traktamente utgår för flerdygnsförrättning utanför den vanliga verksamhetsorten enligt inkomstskattelagens bestämmelser

Arbetsgivarens informations- och förhandlingsskyldighet regleras i Medbestämmandelagen (MBL). Arbetsgivaren ska alltid förhandla med facken inför en större förändring av verksamheten eller vid förändringar för en enskild medarbetare. Arbetsgivaren ska också förhandla innan man tillsätter nya chefstjänster.

I Övertorneå regleras chefers förhandlingsrätt i gällande delegationsordning för KS. Det är först och främst den närmsta chefen som har ansvaret över att se till att MBL och andra arbetsrättsliga lagar följs på arbetsplatsen. HR-enheten och kommunchef (tillika personalchef) fungerar som stöd för cheferna i arbetsrättsliga frågor. Vissa förhandlingar sköts direkt av HR-enheten alternativt kommunchef, så som exempelvis löneöversynsförhandlingar och tvisteförhandlingar.

Som chef behöver du känna till vilken delegation som gäller, läs därför mer om det i delegationsordningen för KS som du kan beställa från förvaltningssekreteraren på Kommunledningsförvaltningen, alternativt via HR-enheten.

Mer information om förhandlingar och MBL kan du hitta på SKR:s hemsida.

Kollektivavtalet ger dig som medarbetare en miniminivå avseende många viktiga anställningsvillkor. Det innehåller också flera förmåner som Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och de fackliga organisationerna har kommit överens om för att medarbetare i offentlig verksamhet ska ha ett bra och förmånligt arbetsliv.

För de flesta anställda vid kommunen regleras anställningsvillkoren i Huvudöverenskommelsen (HÖK), samt Allmänna bestämmelser (AB).

Kommunen är medlem i Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, som är arbetsgivar- och intresseorganisation för landets alla landsting, kommuner och regioner. Om du är intresserad av att veta mer om SKR, kan du med fördel besöka SKR:s hemsida.

De vanligaste arbetstagarorganisationerna som finns representerade vid kommunen är följande:

Akademikerförbundet SSR – DIK – Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter FSA – Kommunal – Ledarna – Sveriges lärare

Vision – Vårdförbundet – Akavia – Fysioterapeuterna – Skolledarna – Brandmännens riksförbund

Några av förbunden har lokala representanter som kan hjälpa dig som medlem med frågor kring dina rättigheter (och skyldigheter) som anställd vid kommunen. Några av organisationerna har flera representanter med olika roller såsom förhandlingsansvarig, skyddsombud, ordförande o.s.v.

Vid förhandlingsfrågor (enligt MBL) ska arbetsgivaren i första hand kontakta de arbetsgivarorganisationer som vi har avtal med. Vilket fack som kontaktas beror på vilka medlemmar som berörs.

Om din fråga gäller arbetsmiljö och skyddsfrågor, kan det vara ditt närmaste skyddsombud som istället ska kontaktas. Exempel på ärenden då arbetsgivaren ska kontakta skyddsombudet är vid riskbedömningar eller vid tillbud och olyckshändelser.

Fler lagar som styr arbetsrätten utöver MBL och gällande kollektivavtal som rör anställningsförhållande är exempelvis Lagen om anställningsskydd (LAS), Arbetsmiljölagen (AML) och Arbetstidslagen (ATL). På SKR:s hemsida hittar du en lista över lagar som rör anställningen.

Kollektivavtalet ger dig som medarbetare en miniminivå avseende många viktiga anställningsvillkor. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) tecknar centrala avtal tillsammans med arbetstagarorganisationerna för arbetsgivarnas och arbetstagarnas räkning.

För de flesta anställda vid kommunen regleras anställningsvillkoren i Huvudöverenskommelsen (HÖK), samt Allmänna bestämmelser (AB).

Avtalen hittar du på SKR:s hemsida.